Vorgang-Lifecycle

Der vollständige Ablauf eines Vorgangs von der Erfassung bis zum Abschluss.

Die 7 Status-Stufen

Jeder Vorgang durchläuft einen klaren, einheitlichen Ablauf mit maximal 7 Stufen:

Detaillierter Ablauf

1. Neu (Eingegangen)

Ein Vorgang wurde erfasst -- über die App, auch mobil vor Ort. Er enthält mindestens ein Foto, einen Standort und eine Aufgabenart. Der Vorgang wartet in der Eingangs-Queue auf Prüfung.

2. Geprüft

Ein Sachbearbeiter hat den Vorgang gesichtet und für vollständig befunden: Kategorie, Dringlichkeit und Standort sind korrekt. Doppeltmeldungen wurden zusammengeführt. Den Status "Geprüft" zu setzen ist ausschließlich Koordination und Administration vorbehalten -- ein Mitarbeiter (Ausführender) kann diesen Status über keinen Weg in der Oberfläche selbst setzen.

3. Beauftragt

Die Zuständigkeit (Amt/Abteilung) und die Ausführung (Kolonne/Firma/Person) wurden festgelegt. Der Vorgang erscheint in der Aufgabenliste des Ausführenden. Sobald ein Ausführender (Person oder Gruppe) zugewiesen wird, springt der Status automatisch auf "Beauftragt" -- unabhängig davon, ob die Zuweisung allein oder zusammen mit einem (auch unveränderten) Status-Feld im selben Vorgang übermittelt wird.

Kann oder will der zugewiesene Ausführende den Auftrag nicht übernehmen, kann er ihn -- nur in diesem Status, und nur als der ihm persönlich zugewiesene Ausführende -- unter Angabe eines Pflichtkommentars ablehnen ("Beauftragung ablehnen"). Der Vorgang springt dabei zurück auf "Geprüft" zur Neuzuweisung durch die Koordination. Dies ist ein eigenständiger Vorgang, klar getrennt von der Rückgabe nach Abnahme (siehe unten): Es wird weder der Status "Zurückgewiesen" verwendet noch derselbe Dialog/Endpoint.

4. In Arbeit

Der Ausführende hat die Bearbeitung begonnen. Der Standort wird per Karte und Wegführung angesteuert.

5. Erledigt

Die Arbeit ist abgeschlossen. Ein Nachher-Bild und eine kurze Notiz dokumentieren das Ergebnis. Bei Pflicht-Nachweisen müssen Foto und Beschreibung vorhanden sein.

6. Abgenommen

Die zuständige Stelle hat das Ergebnis geprüft und bestätigt. Abnahme ist Pflicht bei:

• Arbeiten durch externe Firmen
• Dringlichkeit "Sofort"
• Gefahrstellen (Baum, Spielplatz, Verkehrssicherheit)

7. Geschlossen

Der Vorgang ist abgeschlossen und archiviert. Er bleibt durchsuchbar und kann für spätere Nachweise herangezogen werden.

Sonderfall: Zurückgegeben / Abgelehnt

Ein Vorgang kann an verschiedenen Stellen zurückgegeben oder abgelehnt werden -- das sind mehrere eigenständige, technisch getrennte Vorgänge, nicht ein einzelner Rückgabe-Mechanismus:

• Bei der Prüfung: Vorgang ist unvollständig oder unklar → zurück an den Erfasser mit Begründung
• Bei der Beauftragung ("Beauftragung ablehnen"): Der zugewiesene Ausführende kann einen Auftrag im Status "Beauftragt", den er nicht übernehmen kann/will, mit Pflichtkommentar ablehnen → Status springt zurück auf "Geprüft" zur Neuzuweisung durch die Koordination. Nur für Mitarbeiter/Ausführende mit eigener Zuweisung nutzbar, nicht Teil der generellen Status-Auswahl (Details siehe Abschnitt 3 "Beauftragt" oben).
• Bei der Abnahme ("Zurückgeben"): Ergebnis nach Fertigstellung nicht ausreichend → zurück an die Ausführung mit Begründung, nur durch Koordination und nur ab Status "Erledigt". Dies ist die einzige Stelle, an der der eigene Status "Zurückgewiesen" verwendet wird.

Bei jeder Rückgabe oder Ablehnung muss eine Begründung angegeben werden, die im Verlauf protokolliert wird.

Zuweisungsarten

Kommunova unterstützt vier Zuweisungsrichtungen: