Benachrichtigungen

SMTP-Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen bei Vorgangsänderungen.

Zweck

Damit Beteiligte nicht ständig selbst nachschauen müssen, kann Kommunova bei wichtigen Änderungen an einem Vorgang automatisch eine E-Mail verschicken. Diese E-Mail-Funktion ist optional, global für die gesamte Installation konfigurierbar (es gibt genau eine SMTP-Konfiguration) und standardmäßig deaktiviert, bis ein System-Administrator einen SMTP-Server hinterlegt und die Funktion einschaltet.

Zu unterscheiden von den In-App-Benachrichtigungen (Glocke-Symbol) -- diese werden unabhängig von der E-Mail-Funktion direkt in der App gespeichert und angezeigt und benötigen keine SMTP-Konfiguration. Diese Seite behandelt ausschließlich die E-Mail-Benachrichtigung.

Aktionen

Im Bereich Admin → Benachrichtigungen können System-Administratoren:

E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren/deaktivieren per Schalter.
SMTP-Server konfigurieren: Host, Port (587 für STARTTLS oder 465 für SSL/TLS), Benutzername, Passwort, Absender-E-Mail-Adresse, Absender-Name sowie ob TLS/SSL verwendet wird.
Test-E-Mail versenden an eine beliebige Adresse, um die Konfiguration zu prüfen, bevor sie für echte Benachrichtigungen genutzt wird.

Das gespeicherte SMTP-Passwort wird in der Oberfläche nie im Klartext angezeigt (nur als "Gespeichert"-Hinweis) -- ein leeres Passwortfeld beim Speichern behält das bisherige Passwort bei.

Impact

Ausgelöst wird bei: Statusänderung eines Vorgangs, Änderung der Zuständigkeit/Ausführung sowie neuem Kommentar. Empfänger sind alle am Vorgang beteiligten Personen (Ersteller, zuständige Person, ausführende Person) -- mit Ausnahme der Person, die die Änderung selbst vorgenommen hat.

Solange E-Mail-Benachrichtigungen deaktiviert sind (Standardzustand), wird niemals eine E-Mail versendet -- Statusänderungen, Zuweisungen und Kommentare funktionieren unverändert, nur ohne Mail-Versand. Ein fehlerhaft konfigurierter SMTP-Server (falscher Host/Port/Zugangsdaten) führt nicht dazu, dass Aktionen im Vorgang selbst fehlschlagen -- der E-Mail-Versand läuft best-effort im Hintergrund und ein Fehlschlag wird nur protokolliert, nicht dem handelnden Benutzer angezeigt. Die "Test-E-Mail"-Funktion ist deshalb der zuverlässigste Weg, eine Konfiguration vor dem produktiven Einsatz zu prüfen.

Da es nur eine globale Konfiguration gibt, wirkt sich jede Änderung sofort auf die gesamte Installation aus -- es gibt keine Möglichkeit, unterschiedliche SMTP-Einstellungen für einzelne Gruppen oder Personen zu hinterlegen.

Beispiele

Beispiel: Ein System-Administrator hinterlegt die SMTP-Zugangsdaten des Gemeinde-Mailservers, schickt sich selbst eine Test-E-Mail und aktiviert danach die Benachrichtigungen. Ab sofort erhält z. B. der Ersteller eines Vorgangs eine E-Mail, sobald ein Koordinator den Status auf "Erledigt" setzt.

Beispiel: Eine externe Firma kommentiert einen ihr zugewiesenen Vorgang mit einer Rückfrage. Die zuständige Koordinatorin (nicht aber die Firma selbst, da sie die Änderung ausgelöst hat) erhält automatisch eine E-Mail mit Hinweis auf den neuen Kommentar.