Gruppen

Ämter, Kolonnen und Firmen verwalten und Mitglieder zuordnen.

Zweck

Eine Gruppe bildet eine organisatorische Einheit der Gemeinde ab -- ein Amt, eine Werkhof-Kolonne oder eine externe Firma. Vorgänge werden nicht direkt an einzelne Personen, sondern in der Regel an Gruppen als Zuständigkeit und/oder Ausführung zugewiesen -- das macht die Organisation robust gegenüber Urlaub, Krankheit oder Personalwechsel. Wer einer Gruppe angehört und welche Rolle die Person dabei hat (Mitglied oder Gruppenleitung), wird über die Gruppenmitgliedschaft gepflegt.

Für die Zuordnung von Konten, Login und Systemrolle (was jemand grundsätzlich darf) siehe Benutzer und Rollen & Berechtigungen.

Kommunova unterscheidet drei Arten von Gruppen, die den typischen Strukturen in Gemeinden entsprechen:

A) Ämter / Verwaltung

Prüfen, beauftragen und nehmen ab.

Bürgerbüro / Zentrale -- Nimmt Meldungen an, erfasst Vorgänge
Bauamt / Tiefbau -- Straßen, Wege, Schilder, Baustellen
Grünflächenamt -- Bäume, Parks, Hecken, Rasen
Ordnungsamt -- Sicherheit, Kontrolle, besondere Fälle
Liegenschaften -- Schulen, Kitas, Rathaus, Hallen
Wasser/Abwasser -- Gully, Schacht, Entwässerung

B) Werkhof / Bauhof

Führen Aufgaben vor Ort aus.

Werkhof-Leitung -- Plant und verteilt Aufgaben
Straßenkolonne -- Schlaglöcher, Gehwege, Schilder
Grünkolonne -- Pflege, Baumschnitt, Bewässerung
Reinigung -- Mülleimer, wilde Ablagerung, Kehrarbeiten
Winterdienst -- Räumen und Streuen
Spielplatz-Team -- Kontrolle, kleine Reparaturen

C) Firmen

Externe Dienstleister, die Aufgaben ausführen.

Tiefbaufirma, Gala-Bau, Elektrofirma, Spielgeräte-Firma, ...
Firmen sehen nur ihre eigenen Vorgänge
Bei Firmen-Ausführung ist Abnahme automatisch Pflicht

Aktionen

Im Bereich Admin → Gruppen können System-Administratoren:

Neue Gruppen anlegen mit Name, Typ (Amt / Werkhof / Firma) und Beschreibung
Mitglieder hinzufügen oder entfernen
Einen Gruppenleiter festlegen (kann Aufgaben innerhalb der Gruppe verteilen)
Gruppen deaktivieren (werden nicht mehr für Zuweisungen angeboten)

Vertretungsregelung

Wenn ein Mitarbeiter krank oder im Urlaub ist:

Die Gruppenleitung kann Vorgänge mit einem Klick an die Gruppe zurückgeben
Ein anderes Gruppenmitglied übernimmt die Aufgabe
Alternativ kann eine Ersatzperson festgelegt werden

Impact

Deaktivieren ist reversibel. Eine deaktivierte Gruppe steht bei neuen Zuweisungen (manuell und über Zuweisungsregeln) nicht mehr zur Auswahl, bereits zugewiesene Vorgänge behalten die Gruppe aber weiterhin als Zuständigkeit bzw. Ausführung. Eine Gruppe kann jederzeit wieder aktiviert werden.

Wird eine Person aus einer Gruppe entfernt, verliert sie keinen Zugriff auf bereits abgeschlossene Vorgänge, sieht aber ab sofort keine neuen, an diese Gruppe gerichteten Vorgänge mehr. Bei externen Firmen ist das besonders relevant: Firmen-Konten sehen ausschließlich Vorgänge ihrer eigenen Gruppe.

Beispiele

Beispiel: Die Gemeinde beauftragt erstmals eine externe Gala-Bau-Firma für Grünflächenarbeiten. Ein System-Administrator legt eine neue Gruppe vom Typ "Firma" an, fügt die Ansprechperson der Firma als Mitglied hinzu -- ab sofort sieht diese Person ausschließlich Vorgänge, die dieser Firmen-Gruppe zugewiesen wurden, und jeder abgeschlossene Vorgang erfordert automatisch eine Abnahme.

Beispiel: Der Leiter der Straßenkolonne geht drei Wochen in den Urlaub. Statt jeden einzelnen Vorgang manuell umzuverteilen, gibt er seine offenen Vorgänge mit einem Klick an die Gruppe zurück -- ein Kollege aus derselben Kolonne übernimmt sie.