Wiederkehrende Aufträge

Vorlagen, aus denen Kommunova automatisch neue Vorgänge in festen Intervallen erzeugt.

Zweck

Manche Aufgaben fallen nicht einmalig, sondern regelmäßig an -- z. B. die monatliche Spielplatzkontrolle oder die wöchentliche Leerung eines Mülleimers an einem Hotspot. Eine wiederkehrende Vorlage spart das manuelle Neu-Erfassen: Sie wird einmal eingerichtet und erzeugt danach automatisch in festen Abständen einen neuen Vorgang -- mit denselben Angaben (Titel, Beschreibung, Aufgabenart, Priorität, Zuständigkeit, Ausführung) wie beim Anlegen der Vorlage.

Ein Hintergrundprozess prüft stündlich, welche Vorlagen fällig sind (das heißt: deren nächster Ausführungszeitpunkt erreicht oder überschritten ist), und erzeugt für jede fällige Vorlage genau einen neuen Vorgang im Status "Neu".

Aktionen

Im Bereich Admin → Wiederkehrend können System-Administratoren und Koordinatoren:

Neue Vorlage erstellen mit Titel, Beschreibung, Aufgabenart, Priorität, Intervall (täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich), erstem Ausführungszeitpunkt, Abnahme-Pflicht sowie optionaler Zuständigkeit/Ausführung (Gruppe und/oder Person).
Vorlage bearbeiten -- Titel, Intervall, nächster Ausführungszeitpunkt und weitere Felder können jederzeit angepasst werden.
Vorlage pausieren / fortsetzen über den Pause/Play-Schalter -- stoppt bzw. reaktiviert die automatische Erzeugung, ohne die Vorlage zu verlieren.
Vorlage löschen über den Papierkorb-Button (mit Sicherheitsabfrage).

Impact

Pausieren ist reversibel. Eine pausierte Vorlage erzeugt keine neuen Vorgänge mehr, bleibt aber vollständig konfiguriert in der Liste und kann jederzeit wieder aktiviert werden -- der nächste Ausführungszeitpunkt wird dabei nicht automatisch nachgeholt, sondern erst ab der nächsten stündlichen Prüfung neu bewertet.

Achtung -- Löschen ist endgültig. Eine gelöschte Vorlage verschwindet dauerhaft aus der Liste und erzeugt keine weiteren Vorgänge mehr. Bereits aus dieser Vorlage entstandene Vorgänge bleiben davon unberührt und behalten ihre gesamte Historie -- nur die Vorlage selbst, aus der sie kamen, ist danach nicht mehr einsehbar oder wiederherstellbar.

Jeder automatisch erzeugte Vorgang ist ein eigenständiger, normaler Vorgang im Status "Neu" -- er durchläuft denselben Vorgang-Lifecycle wie manuell erfasste Vorgänge (Prüfen, ggf. Abnahme) und muss ganz normal bearbeitet werden. Änderungen an der Vorlage (z. B. eine neue Zuständigkeit) wirken sich nur auf zukünftig erzeugte Vorgänge aus, nicht rückwirkend auf bereits erzeugte.

Beispiele

Beispiel: Das Spielplatz-Team richtet eine monatliche Vorlage "Spielplatzkontrolle Stadtpark" mit Aufgabenart "Spielplatz" und Ausführung "Spielplatz-Team" ein, erster Termin der 1. des Folgemonats. Ab dann erscheint jeden Monat automatisch ein neuer Vorgang "Spielplatzkontrolle Stadtpark" im Status "Neu" -- ohne dass jemand manuell daran denken muss.

Beispiel: Während der Sommerferien wird eine wöchentliche Rasenmäh-Vorlage pausiert, weil der Bauhof in dieser Zeit reduziert besetzt ist. Nach den Ferien wird sie wieder aktiviert -- ab der nächsten stündlichen Prüfung entsteht wieder wie gewohnt ein neuer Vorgang pro Woche.